Club TT — Le logiciel de gestion des clubs de tennis de table

Le problème

Un club ne manque pas d'outils : il en a trop, et aucun ne se parle. Le tableur du secrétaire, le groupe de discussion des capitaines, le site des résultats et le classeur du président vivent chacun de leur côté.

• Le secrétaire ressaisit cent vingt licenciés chaque mois de septembre.
• Le capitaine calcule le brûlage à la main, et se trompe une fois par saison.
• Le président ne retrouve pas les comptes rendus de l'année dernière.
• Les convocations partent le soir, et trois joueurs ne répondent pas.

Ce que Club TT fait

Toutes les captures ci-dessous sont prises sur un jeu de données de démonstration entièrement synthétique : ni club, ni licencié, ni résultat réel n'y figure.

Le club en un écran

Effectif, équipes engagées, prochaines échéances, progression des joueurs : le tableau de bord répond aux questions posées en réunion de bureau sans rien ouvrir d'autre. Les dernières rencontres, celles à venir et le classement y défilent équipe par équipe. Chacun y trouve aussi les annonces du club : les messages que publie le bureau, et, trois semaines avant, les tournois du club et les événements du calendrier qu'il a choisi d'annoncer, avec leur date, leur lieu et l'état des inscriptions.

Un espace pour chaque joueur

Le joueur qui se connecte arrive sur son propre accueil : sa prochaine rencontre avec la salle, l'heure et le covoiturage, les convocations à confirmer, ses équipes et leur classement. Son bilan de saison réunit l'évolution de ses points, ses victoires et ses défaites selon le niveau de l'adversaire, ses performances et ses contre-performances ; un simulateur calcule ce que rapporterait une partie avant qu'elle soit jouée. Il peut y noter ses propres résultats, une compétition ou une rencontre avec toutes ses parties, qui restent privés et à part des résultats officiels. « Mon entraînement » rassemble ses créneaux de la semaine, où il annonce sa présence, puis son carnet : les séances suivies, les exercices travaillés et ses objectifs.

Vos licenciés, sans ressaisie

L'effectif se met à jour automatiquement : classements, points, catégories. La fiche d'un adhérent montre sa licence et sa progression ; ses parties se consultent à côté. Le club peut aussi ouvrir l'inscription en ligne à ses licenciés : chaque demande est validée par un responsable, qui peut également inviter un licencié par e-mail.

Les règles s’appliquent avant le match, pas après

Au moment où le capitaine compose son équipe, le brûlage est calculé et l'alerte tombe tout de suite — pas le lundi suivant, quand la feuille est déjà partie. Un joueur qui ne peut pas jouer est signalé et n'est pas proposé à l'ajout. Les règles de composition du tennis de table sont fournies déjà configurées : le club n'a pas à les paramétrer. Pour préparer la rencontre, le capitaine voit la composition probable de l'adversaire : ses joueurs avec leur chance d'être alignés, ses doubles probables, les renforts possibles selon l'enjeu de ses équipes, les points de chacun à côté de ses points du moment. De son côté, l'application lui suggère des joueurs libres et des joueurs des équipes du dessus encore autorisés, et les paires de double qui ont le mieux réussi.

Des convocations suivies sans relance

Le capitaine compose l’équipe d’une rencontre et convoque les joueurs : chacun reçoit la convocation dans l’application et par e-mail, et répond. Sur la composition, le capitaine voit qui a confirmé, qui a refusé et qui n’a pas encore répondu ; un refus le prévient aussitôt. La veille de la rencontre, chaque joueur retenu reçoit un rappel.

Le fil de chaque équipe

Chaque équipe dispose de son fil de discussion, administré par son capitaine. La demande de disponibilité, la composition arrêtée et le covoiturage y apparaissent sous forme de cartes tenues à jour : chacun répond ou réserve sa place sans quitter la conversation. Le bureau diffuse ses annonces dans un canal réservé, ouvert à tout le club.

La salle et l’heure, rencontre par rencontre

La salle et l'heure se règlent pour le club, pour une équipe qui joue ailleurs ou plus tôt, et pour une rencontre déplacée. Le club visiteur reçoit l'adresse et les consignes d'accès ; les consignes internes, comme le code du local ou la clé à récupérer, restent réservées aux joueurs du club.

Les rencontres en direct

Une rencontre par équipes, un match amical ou un tournoi se suivent point par point. Les joueurs saisissent leurs parties depuis leur téléphone, même sans réseau : la saisie part dès que la connexion revient. Un écran d'arbitre affiche une partie en plein écran, indique qui sert et gère les changements de côté. Le suivi se partage par un lien, sans compte ; en mode TV, l'écran de la salle fait défiler les parties en cours et affiche le QR code du suivi. Ceux qui suivent reçoivent les résultats sur leur téléphone, et le score final se partage en image ou en PDF. Un tournoi ouvert au public peut réserver son suivi aux membres du club, et le direct comme le lien public peuvent être mis en pause.

Des résultats toujours à jour

Rencontres, résultats journée par journée, classements de poule et progression individuelle sont tenus à jour au fil de la saison. Une saison terminée reste consultable telle qu'elle était.

Où en est chaque équipe

Le bilan d'une équipe se lit sur toutes ses feuilles de la saison : les joueurs et les paires de double classés, les coéquipiers, les belles, les parties décisives, les performances et les manches gagnées sans trembler. Chacun voit ses équipes, le bureau celles du club. Pour chaque poule, l'application dit ce qu'il reste à faire pour finir premier, monter ou se maintenir : les chances estimées, les adversaires à battre, les rencontres des autres à surveiller, et un conseil au capitaine pour la prochaine journée. Le club peut indiquer le nombre de montées et de descentes de chaque poule.

Le jour du tournoi, même sans réseau

Tableaux, poules, scores et arbitrage fonctionnent sur une tablette dans une salle sans wifi, puis tout se resynchronise quand la connexion revient. Neuf formats sont disponibles, du tableau à élimination directe au système suisse, et un mode marathon de 24 h. Pour les tournois internes, des tableaux en échelle ou en pyramide permettent aux joueurs de se défier tout au long de la saison.

Et les tournois où aller jouer

Les tournois à venir sont présentés sur une carte et dans une liste, avec leur niveau, leur période, leur lieu et leur organisateur. Ils se filtrent par distance depuis la salle du club et par tableaux ouverts aux points de chaque joueur. Le joueur indique qu'il y va, qu'il conduit ou qu'il cherche une place : le club voit qui part où.

Les compétitions individuelles

Lorsque l'organisateur publie la liste des inscrits d'une compétition individuelle, le club n'en retient que ses joueurs, rangés par groupe et par tableau ; chacun retrouve ses inscriptions sur son accueil. Le responsable désigné par le club prépare les déplacements : les joueurs sont regroupés par lieu et par créneau, l'heure de départ tient compte du temps de route, et un déplacement qui compte un mineur sans adulte est signalé. Quand une nouvelle version de la liste paraît, ses écarts avec les déplacements prévus sont présentés avant d'être appliqués. Chaque déplacement porte l'adresse d'arrivée, ses étapes et ses voitures ; il a son propre fil de discussion, figure au calendrier du club, et chaque joueur en reçoit le rappel la veille. Sa fiche s'imprime pour l'adulte qui accompagne.

Qui gère quoi

Le bureau confie chaque responsabilité (capitaine, entraîneur, responsable des adhérents, organisateur de tournois, responsable des compétitions individuelles) à une personne ou à un groupe, pour une équipe ou pour tout le club. Chacun agit dans son périmètre : le capitaine d'une équipe règle la salle et l'heure de son équipe, pas celles des autres.

Les documents du club, rangés

Comptes rendus, règlements, convocations, statuts : une arborescence, des droits par dossier, et une recherche. Ce qui a été écrit l'an dernier se retrouve cette année.

Ce qui se règle entre deux entraînements

Un filet à changer, des tenues à commander, un covoiturage à organiser : les demandes du club portent un statut et se suivent, au lieu de se perdre dans un fil de discussion. Et quand il faut l'avis des adhérents — le menu du repas de fin de phase, la participation au tournoi interne —, un questionnaire recueille les réponses.

Un seul calendrier

Rencontres, entraînements, tournois et vacances scolaires au même endroit. Les calendriers de compétitions disponibles s'y ajoutent et se tiennent à jour ; une rencontre programmée hors de la date de sa journée est signalée, et un changement de date prévient les responsables d'équipe.

Les entraînements et les groupes

Séances, présences, groupes pédagogiques, exercices et notes de l'entraîneur. L'appel se fait en un clic, une séance annulée garde sa raison, et le matériel du club (robot, paniers de balles, filets) se réserve pour une séance.

Les créneaux de la semaine, et qui ouvre la salle

Le club décrit sa semaine type : jeu libre ou entraînement dirigé, jour, heure, salle et groupe. Chaque joueur annonce sa présence une fois pour toutes, et la change pour une date ; un créneau annulé prévient ceux qui comptaient venir. Le club choisit si les noms des présents sont visibles, les mineurs restant masqués. Pour chaque salle, il note qui détient une clé, un badge ou un code, puis qui ouvre et qui ferme chaque créneau et chaque rencontre à domicile. Une clé se prête quelques jours, et l'emprunteur reprend la part du prêteur. Une salle tenue par un gardien ou par la mairie n'appelle personne. La veille, chacun reçoit son rappel, et une date où personne n'ouvre est signalée aux responsables.

Sur le téléphone, sans rien installer

Les écrans sont pensés pour un téléphone : un joueur répond à sa convocation depuis le gymnase, un capitaine consulte sa composition dans la voiture. Rien à installer depuis un magasin d’applications : l’application fonctionne dans le navigateur et s’ajoute à l’écran d’accueil du téléphone. Les résultats d’un direct y arrivent même application fermée.

Ce que Club TT change

Club TT n'est pas un développement isolé : c'est une application métier construite sur Kore, notre socle applicatif. Ce qui explique qu'un logiciel destiné à des associations bénévoles arrive avec une gestion de droits et une piste d'audit.

Questions fréquentes